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La Oficina Remota

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Publicado de en Negocios · 28 Marzo 2020
Tags: empleadocoronavruscovid19patronovirtual
La Oficina Remota
Trabajar a distancia es posible para su empresa. Tome nota de lo que aprendieron nuestros clientes
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Este artículo va dirigido a patronos pequeños y medianos que no han tomado aún la decisión de que su personal de oficina trabaje desde casa porque cada cotización que le hicieron para facilitar el TeleTrabajo, le dice que podría terminar en una quiebra o pagando penalidades cuando ya no le haga falta la cosa porque todo volvió a la normalidad.  Es muy probable que la empresa es tan pequeña que tampoco tiene un departamento con profesionales de computación.  Para eso existe MiTecnicoPR.com.

También va dirigido a empleados que comprenden más que su mismo jefe lo expuesto a continuación y que sólo necesitan el recurso para que la empresa entienda que es posible.
¿Qué Es Mi Técnico?
Empresa puertorriqueña con sobre 35 años de experiencia logrando que pequeñas empresas e individuos operen con las ventajas tecnológicas de una grande sacandole el máximo a la tecnología que tienen.  Hoy te decimos: ¡Si tienes internet, puedes hacerlo, PON A TRABAJAR TU INTERNET!.  
Lo que leerán a continuación son lecciones aprendidas por varios clientes de Mi Técnico tras  la primera semana de cuarentena por el covid-19.  Aprendieron que la tecnología está hecha para crear contrapartes virtuales de su entorno físico laboral y preservar el flujo de trabajo que permita al negocio continuar generando dinero para que sus empleados puedan cobrar, clientes queden satisfechos y tengamos pacientes bien atendidos sin exponer a los empleados.

Caso #1: Distribuidor - Empleado Esencial vs No Esencial
Las doctoras, enfermeras, técnicas de farmacia, primeros auxilios y similares son esenciales, hay consenso.  Pero muchos dirán que sus contrapartes de contabilidad, recepción y demás posiciones en la oficina corporativa no tienen porqué estar trabajando ¡Que se queden en casa!, dicen.  Cuidado, porque alguien debe contabilizar cuantas gazas se han usado, cuántas quedan y poner la orden al suplidor... y no lo hará el doctor.  Alguien en la oficina del suplidor debe recibir la orden y tramitarla para entrega que debe ser despachada físicamente en un almacén para que un conductor la lleve a la facilidad hospitalaria.  En Puerto Rico no opera Wymo ni ninguna otra flota de caminones automatizados libre de virus, lo deberá hacer un camionero.
De vuelta en la oficina, alguien se debe percatar que se debe hacer una orden al suplidor, muchas veces fuera de Puerto Rico, para rellenar el almacén y se debe hacer sin demora porque a la cadena de suministro podría tomerle 2 semanas hacer llegar eso en vagones  hasta la isla.  Eso no lo resuelve una cuenta en Facebook.  

Todavía en la oficina, alguien debe poner en orden las finanzas para cuando exijan el pago por esa mercancía que hay que pedir sin demora.  Eso no lo resolverá WhatsApp.

Es obvio que son más que gazas y es obvio que se deben hacer arreglos para que todos puedan hacer su labor aunque parezca ser No Esencial.    Recuerde que allá afuera hay algún cliente suyo que sí está operando y que cuendo necesite de sus productos, encontrará otro que se lo supla si no encuentran a nadie en su negocio.  

Lo que necesitan sus empleados para trabajar desde casa  
Utilidades.
  • Telefonía: Puede ser fija en su hogar o celular, capacidad para más de una línea.
  • Internet: Debe ser bueno e ilimitado. Todo de acuerdo a las labores del empleado
Hay cosas obvias como casa, electricidad y agua.  

Equipos.
  • Muebles que se conviertan en su área de trabajo en casa. Todo espacio es válido después que sea respetado por los integrantes del hogar y en especial durante llamadas telefónicas y video llamadas
  • Computadora de escritorio o Laptop.  Puede ser tableta de pantalla grande con teclado.
Note que si se usará el equipo del empleado el mismo debe ser compatible con los programas/apps que usa en la oficina a no ser que se acoja a una de las recomendaciones que indicamos mas abajo. La evaluación que se hace sobre el equipo de cada empleado debe tomar eso en consideración.
Ejemplo: Sage Accounting no viene para MAC ni corre en iPads ni en Android.  Ese empleado no se podría acoger a esto con el equipo que tiene si el programa que usa es el mencionado.

Servicios.  Detalles más abajo.
  • Chat: Permitirá consultas entre ellos de cosas relacionadas al trabajo
  • EMail: Igualito a como lo tendrían en su oficina con todos sus contactos e historial
  • Herramientas de productividad: Procesador de palabras, hoja de cálculo electrónico, programa de contabilidad, manejo de inventario, manejo de recursos humanos y cualquiera otros que requiera la posición
Concesiones
Patrono, Empleado, sepan que pagar lo anterior para cada empleado puede ser oneroso, por lo tanto, ambas partes deben negociar.  ¿Que conviene más, quedarse sin trabajo o ceder por un tiempo limitado?.  Ambos lean TIEMPO LIMITADO en mayúscula al momento de ceder.

Solución 1: Conexión Remota
Si cada empleado tiene su propia computadora en la oficina, esta es la solución perfecta. Se trata de controlar esa computadora en la oficina desde su dispositivo en la casa vía internet, así que procure que el internet en la oficina tenga buena velocidad y buen ancho de banda.

El monitor, teclado, mouse, audio de su computadora de oficina y conexiones a los servidores internos de la empresa, sus datos y recursos se recrean en el dispositivo de la casa.
Eso resuelve todo porque el empleado tiene acceso exactamente a todos los programas, historial de email y páginas de internet con las contraseñas que tiene en la computadora de la oficina. ¡Hasta el logo y la rúbrica digital en sus emails!.

Le conviene al patrono porque no tiene que comprar licencia de los programas que usan en la oficina para las computadoras en cada casa, la data sigue estando en la oficina y no tiene que hacer configuraciones complicadas de encriptación VPN (Virtual Private Network).  Sólo se necesita dejar la computadora de la oficina encendida o alguien que la encienda cada mañana.  Contáctenos si necesita que la máquina encienda o apague sola a horas predeterminadas. Si, se puede hacer.


Como es para algo temporero usaría la opción gratuita que brindan.  Mientras la usen en un sólo par de máquinas no tendrá problemas, es decir, de la computadora casera a la computadora de la oficina y ninguna otra más.  Puede manejar máquinas con 2 monitores en su consola, podrá reiniciar la máquina de su oficina, hacer copy/paste, imprimir en la impresora de la oficina en fin, todo lo que haría en la computadora de oficina como si estuviera frente a la misma.  Eso si, para conectarse a su máquina remota, el empleado debe entrar una contraseña que cambia cada día.

Contáctenos para que MiTecnico le haga una instalación en la que pueda entrar con contraseña fija ó si la app no le permite usarla más en forma gratuita por no seguir la recomendación de usarla sólo para una máquina (lo detectan y lo toman como un abuso de su licencia libre de costo).  Mi Técnico puede rehabilitar esa confianza, nos dan licencias demo.

Gratis si se usa de máquina a máquina. Una persona que necesite acceder a más de uná máquina necesitará una licencia comercial. Mire el precio AQUI si lo quiere hacer por su cuenta. No importa el precio que vea, MiTécnico se lo mejorará sea para 5, 10, 15 o más máquinas y le hacemos la consola maestra para las mismas en planes aplicables. Disponible en Windows, MAC, iPhone, Android y Linux.  Con eso le resolvimos al que tiene una MAC en la casa un iPad o un Androide y usa Peachtree en la oficina. ¡Genial!.

Teamviewer permite total privacidad pues el usuario puede escoger que lo que hace desde casa no sea visto por alguien que esté sentado frente a la máquina que controla, la conexión es encriptada e incluye audio, micrófono y manejo de los aparatos que tiene la máquina remota.  La instalación que hacemos le permite usar la máquina remota desde un celular sin perder los beneficios del uso libre de costo.  La instalación se hace, Remota.

¿Que resolvió lo anterior?
El de almacén debe seguir yendo al trabajo, su presencia es esencial. Es quien podría encender computadoras en la mañana y dejar la correspondencia del buzón en la oficina del oficinista que corresponda.

La recepcionista se queda en casa, el mínimo de las soluciones propuestas le permitiría tomar los mensajes telefónicos y comunicarlos vía chat o mensajería de texto a la persona a la que le corresponda devolver la llamada.  La mejor de las soluciones le permitiría transferir la llamada al teléfono en casa de la persona correspondiente.  Detalles más abajo.

Recursos humanos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar pudieran quedarse en casa con visitas a la oficina en días diferidos para que no hagan bonche (recuerde que esto lo hacemos por el distanciamiento social que conviene llevarse a cabo), según sea necesario para atender cosas que sólo se pueden hacer allí, como procesar la correspondencia que llega al buzón o las personas que imprimen cheques.  Note que la cantidad de cada cheque y sus tiradas ya fueron cuadradas desde casa, aún los de nómina, se va a la oficina sólo a imprimir, el jefe a firmar, luego a ensobrar, sellar y depositar en un buzón.  Esa persona que va quizás 1 día a la oficina debe ser ágil usando su fotocopiadora multifuncional, porque podría escanearle la correspondencia importante o otros funcionarios para que la reciban en su casa vía eMail. Se puede. Pónga a trabajar cada impresora con escáner que ha comprado.

El trabajo de oficina del personal de ventas y "merchandisers" se haría todo desde la casa/calle conectándose a su computadora remota.  Este personal suele operar desde localidades en el caso de tiendas, supermercados e industrias similares.  Estos tienen conversaciones regulares con suplidores así que cualifican para celulares provistos por la empresa.  También se les debe proveer protección si les toca visitar esos locales para contabilizar la mercancía vendida y lo que queda en góndolas.  Guantes, máscaras, sanitizador de manos y bata si es necesario.

Los de mercadeo, publicidad, programadores y "data entry" están queridos, muchas de sus herramientas están en servicios en la nube o que provienen de un sitio web.  ilustradores gráficos con equipo de alta resolución necesitarían ir a su área por lo pesado del contenido que manejan, el costo de escáners, plotters, pantallas profesionales y otros que le serían indispensables y que el patrono no comprará otro para su casa.
Aplique esa herramienta a su área de trabajo. ¿Dudas?, Contáctenos o escríba en los comentarios.

Reuniones y Llamadas En Grupo
Le recuerdo que estamos en cuarentena así que, las reuniones se hacen virtuales, nada de grupos.  Somos sociales y extrañaremos a compañeros con los que antes compartíamos 8 horas al día así que, ¿Que tal videollamadas?.  Todo celular y tambleta tiene cámara y micrófono por lo que parece posible hacerlo.  Otra vez, hágalo inteligentemente, la tecnología está a su favor si la conoce.  Las computadoras de escritorio que tengan sus empleados  deben ser equipadas con cámara y micrófono.

No, por FaceTime no, no todos tienen iPhone. Use tecnologías inclusivas que le sirvan a quien tiene MAC, Windows, iPhone, iPad, Androides y hasta desde un XBox (consola de juegos).  Mi Técnico le instaló a sus clientes:


Plataforma para hacer conferencias virtuales (en línea).  Es una de las que usamos en Mi Técnico para nuestros webinars.  Su cuenta básica es libre de costo, permite 100 participantes pero también podría ser una charla entre 2. Permite segmentar los participantes en grupo que pudieran estar en cualquier parte del mundo y puede hacer la cantidad de conferencias que desee en el mes.  Ya mencioné que es gratuito, Con todo lo que he mencionado, ¿Tiene algún problema con que le limiten las llamadas a 40 minutos?.  Si no le parece suficiente se puede compartir la pantalla de uno de los integrantes y tendrán acceso a una pizarra digital.  Para mantener la imágen profesional puedes cambiar el fondo que aparece tras de ti, callar el audio del micrófono (mute) y de la cámara, reacconar con emojis,

Si quiere más, tienen planes de servicio por $14.99 al mes. Reporte de cita, duración,  participantes, encuestas y cosas que le ayudarán en la nómina si para ello se debe justificar el tiempo de conexión y uso de este servicio.  Infórmese de los planes por si necesita grabar las conferencias.  Le invitamos a ver estos videos sobre lo que se puede hacer, le ayudamos.

Con esto le dimos opciones a 7 colegios, escuelas e instituciones educativas que necesitaban adoptar una plataforma para que cada profesor tenga "de frente" a su matrícula en forma remota.  también a equipos de venta cuya reunión semanal la están haciendo así.  Mi Técnico tuvo el placer de participar en todas como parte del adiestramiento lo que pueden hacer.  ¿En qué le ayudamos?.

Internet
Mi Técnico trata acerca de usar la tecnología que tienes al máximo, así que, todo comienza por la internet.  Debe ser bueno.  

Componentes de una conexión
Su conexión a internet es de 2 vías: su equipo envía data pero también recibe data.  A lo que su equipo envía le llamamos "UpLoad", o decimos "subir", a lo que recibe le llamamos "Download" o decimos "bajar".  La velocidad de cada uno puede variar.  Mientras ve películas, escucha música o "baja" documentos en PDF en la internet, está haciendo mucho download. Es por eso que verá que mayormente le dan mucho download, poco upload pues una persona normal lo que envía son sus teclazos, clicks y cambios a un formulario.  Por otro lado, desde la internet se tiene que bajar cada foto, cada dato, cada sonido, cada animacón, cada letra y video que compone el contenido que el usuario ve.  A esto último le llamamos contenido y tiene un tamaño medido en Mega Bytes abreviado como MB en mayúsculas.
Hay mucho más de qué hablar pero lo haremos en otro artículo.  Por ahora debe saber que cada Byte contiene 8 bits y que la velocidad de su internet se mide en Mega bits por segundo o Mbps (esta vez, la b en minúscula).  Mega implica Millones mientras que Giga implica Mil Millones ó Billones. Con eso en mente: 1GB es mayor que 90MB, por ejemplo.

Comencemos con 10 Mega bits de conexión constante, menos de eso no servirá.

Conexiones comúnes
Las conexiones más comúnes son:
  • internet fijo: Puede ser coaxial (cobre) o por fibra óptica.  Su distribución es terrestre, velocidades rápidas. Prefiera fibra sobre cobre si es posible y de conexión no compartida.
  • internet provisto por satélite: fácil recuperación después de huracanes pero suceptible a lluvia, polvo del sahara (espeso). Es el de más alto letargo (tiempo de transporte).
  • internet inalámbrico o celular: Portátil. Bueno si se tiene excelente señal, tiende a tener los planes más restrictivos.  Se obtiene por lo general de proveedores de celular. Algunos inalámbricos sí requieren instalación profesional y no son portátiles.

Los proveedores más comúnes son:
  • Fijo: Liberty, Claro, Optico Fiber
  • Inalámbrico: TMobile, AT&T, Sprint, AeroNet
  • Satélite: Hughes Network y afiliados
  • NOTA: Algunas de las empresas mencionadas pudieran tener soluciones híbridas / No todas han sido mencionadas / Siempre verfique que le concedan 14 días para cancelar o mejorar el plan si no logra que funcione para sus fines

El internet de la oficina debe ser bueno pues todos estarán conectándose hacia el mismo.  Hacemos pruebas de carga para cerciorarnos que esa conexión será suficiente.

El internet que usa su empleado es una conexión en el hogar o pudiera venir de un  celular. Lo importante es que sea ilimitado o que su "cap" (límite de consumo mensual en Giga Bytes) sea suficiente.  El empleado debe tomar en consideración el consumo de data simultánea de otros aparatos en el hogar mientras esté trabajando.  Con todos en el hogar, 3 televisores viendo Netflix, Hulu, Disney Plus y el esposo en la tableta de seguro no será suficiente para una sola conexión en el celular pero sí será suficiente para una sola computadora, la del empleado.

Si tiene dudas acerca de la velocidad que tiene contratada visite la página de Herramientas de Mi Técnico, hay varias opciones para medir la velocidad.  Mídala hoy y anote, llame a su proveedor si debe hacer ajuste y mídala después del ajuste y compare con lo anotado.  Las pruebas incluyen lecturas de intermitencia en al conexión y errores de transmisión.  Puede tener buena velocidad pero si hay intermitencias, se friza el contenido; si hay muchos errores de transmisión, estará lento. Las consecuencias las verá claramente en videoconferencia, viendo películas/sonido (streaming) porque no es contenido transaccional sino contenido susceptible a tiempo.  Se debe evaluar a base del caso de mayor consumo.  Presento lecturas aceptables.




Mensajería entre empleados
Dado que no están ya en el mismo edificio, piso o área conviene usar un sistema de mensajería rico en contenido para que dejen el teléfono sin usar mientras intercambian cosas que hubieran intercambiado en persona.  Por lo tanto, deben escoger una platafoma en la que puedan compartir texto, audio, documentos, enlaces a páginas web y video y hacer video llamadas entre otros y que pueda ser usado tanto en computadoras como en móviles. También debe proveer para hacer grupos de forma tal que lo que chatean los de almacén no necesariamente perturba a los de contabilidad, el pompeo del grupo de ventas no moleste a los de administración y lo que chatean los de recursos humanos sea en su grupo privado.  

WhatsApp
Cumple con todo lo anterior y es gratuito.  Su uso común hace que el tiempo de capaciación para su uso sea cero. Recuerda que va atado al número de celular del empleado si se usa su teléfono personal.  Bajas el App en Android y iOS para tu iPhone y añades a los contactos que debas añadir para usarlo entre los compañeros de trabajo. Nuevamente, se recomienda crear grupos: los de contabilidad juntos, los de almacén juntos, los directivos otro, recursos humanos otro.  Se recomienda que alguien en recursos humanos esté en todos. ¿Porqué?, porque aunque no estén en el mismo espacio físico sigue siendo relaciones laborales.  Aquellos que lo hacen a través de Mi Técnico se les pone todo un sistemas de auditoría que guarda el historial de los chateos y es de peso judicial.  Puede superar al famoso chateo de 900 páginas.  


WhatsApp Business
Repito, WhatsApp va atado a un número de celular, no obstante, necesita abrir canales de comunicación para sus clientes.  Eso se hace con WhatsApp Business pues permitirá atarlo al teléfono de línea de la empresa aunque sea un cuadro telefónico.  Se maneja desde un celular ya sea Android o iPhone.  Dado que es para negocios permitirá presentarle a los clientes un perfil profesional incluyendo fotos de productos y servicios. Control del mismo lo podría tener alguien de la recepción, por ejemplo. Es gratis y comienzas AQUI.  Es un Chat, recuerda evaluar la corrección con la que escribe la persona a la que le cederás el WhatsApp del negocio.  Lo puede controlar/monitorear más de una persona de la empresa.  


WhatsApp Web
Las sugerencias anteriores aumentarán por mucho la cantidad de mensajes que cada persona de la oficina estará manejando, es por eso que se recomienda acceder su WhatsApp desde el teclado de la computadora. Disponible libre de costo en MAC, Windows y Linux, Android, iPhone y iPads.

  • Desde el navegador de internet en la computadora, Navegue web.whatsapp.com
  • Abre WhatsApp en tu móvil y escoge WhatsApp Web en el menú principal
  • Apunta la cámara al monitor de tu computadora para escanear el código QR
  • Demo AQUI

RECOMENDACION
Aún si en la oficina tienen planta eléctrica recomendamos que cada computadora de la oficina tenga una buena batería de resguardo (Uninterruptible Power Supply, UPS) que la mantenga encendida durante un apagón en lo que enciende el generador eléctrico.  Bien instalado, el usuario remoto será alertado si hubo un fallo eléctrico y prevenido si la computadora remota debe ser apagada porque el generador eléctrico no encendió luego de un tiempo razonable. Con eso evita archivos corrompidos o la pérdida de información de sus empleados.

Conclusión
Todo lo aquí propuesto puede ser realizado por personal apto de su empresa y le será efectivo y libre de costo.  ¿Cuánto le está costando?.  Lo que cuesta es tener una operación comercial que no opera teniendo la oportunidad de hacerlo sin exponer al personal ni a los clientes.  ¿Piensa que esto terminará en abril?, No hay forma de terminar con todo el virus a la vez, mientras no haya vacuna, todos tenemos el riesgo de contagiarnos tarde o temprano, aquí la idea es no enfermar todos a la vez y que los casos ocurran en un ritmo que garantice la atención médica que todos merecemos porque No Hay Cama Pa Tanta Gente.  El virus lo portan y lo mueven las personas por lo que el nuevo normal será - Salimos y hacemos negicios distanciados, protegidos con máscara, guante, sanitizador y estaciones para lavado de manos por doquier evitando los grupos de persona y el contacto.  Piense en su negocio a largo plazo, COMIENCE HOY.

Prepárese, su inversión tecnológica y el conocimiento que tienen sus empleados usando los dispositivos que tienen lo hace posible.  Insérte su negocio a la cadena de producción y cooperación que toda sociedad saludable debe tener. Adoptando esto, hará su negocio más resiliente adoptando formas alternas de operar y creando plazas que trabajen remoto.

Recomendamos las heramientas mencionadas porque se mantienen estables con el alto consumo.  Le mencionarán Microsoft Teams en lugar de Zoom, el cual es grandioso hasta que comienzan a entrecortarse las teleconferencias y el audio como lo ve en las conferencias del gobierno en TV. Nada que no lo pueda corregir el IT de su empresa pero que por lo visto lo dejan sin ajustar. Mi Técnico hace el "setting" profesional de todas en forma remota.


En el próximo artículo atenderemos:
  • La telefonía para el cuadro telefónico y aún para multiíneas de forma tal que la recepcionista pueda trabajar desde casa si en efecto así debe hacerse
  • ¿Y los Fax? Si depende aún de ellos, hay solución
  • Compartir recursos digitales con protección
  • Medición y métricas cuando se tiene personal que trabaja fuera, incluyendo ponchar

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